Mejores programas gratis para estudiantes en Windows: herramientas para estudiar, organizarse y hacer trabajos

Un portátil para estudiar puede terminar lleno de aplicaciones en pocos días: una para tomar apuntes, otra para los PDF, dos servicios de nube, varias herramientas de organización y algún programa que parecía imprescindible pero que nunca vuelve a utilizarse. El resultado suele ser justo lo contrario de lo que se buscaba: más programas, más distracciones y más posibilidades de perder archivos entre servicios diferentes.

En esta guía se recopilan programas gratis para estudiantes en Windows que cubren necesidades concretas de ESO, Bachillerato, FP y universidad: escribir trabajos, tomar apuntes, organizar entregas, memorizar temario, gestionar bibliografía, editar PDF, sincronizar archivos, hacer copias de seguridad, capturar información y preparar esquemas o diagramas.

No hace falta instalarlos todos. De hecho, una de las ideas principales de esta selección es elegir una herramienta adecuada para cada necesidad y evitar tener varias aplicaciones haciendo exactamente lo mismo.

Qué programas gratis para estudiantes merece la pena instalar

Esta tabla ofrece una vista rápida de las herramientas y de la función que cubre cada una.

Ofimática y trabajos: LibreOffice

Para redactar un trabajo, preparar una hoja de cálculo o montar una presentación, LibreOffice sigue siendo una de las opciones gratuitas más completas para Windows. La suite incluye Writer para documentos, Calc para hojas de cálculo, Impress para presentaciones, Draw para gráficos y diagramas, Base para bases de datos y Math para fórmulas.

Para un estudiante tiene una ventaja evidente: no depende de una suscripción y puede trabajar sin conexión. Writer permite trabajar con formatos habituales de Microsoft Word y exportar documentos a PDF, mientras que Calc e Impress cubren buena parte de las tareas académicas habituales.

La compatibilidad con documentos complejos de Microsoft Office no es perfecta en todos los casos. Si un profesor exige una plantilla de Word con formatos muy específicos, macros o elementos avanzados, conviene comprobar el resultado antes de entregarlo. Para trabajos normales, apuntes y presentaciones, puede ser una alternativa adecuada.

Para comparar otras opciones destinadas a exposiciones y diapositivas, puede consultarse esta guía de programas para hacer presentaciones.

Un detalle especialmente útil en universidad y FP es que Zotero puede integrarse directamente con LibreOffice, por lo que es posible insertar citas y generar bibliografías desde Writer sin depender de Word.

Tomar y organizar apuntes: OneNote, Obsidian o Joplin

No es necesario instalar las tres. Cubren necesidades parecidas, pero lo hacen de formas bastante distintas.

OneNote: una opción sencilla para cuadernos por asignaturas

Microsoft OneNote funciona bien si se quiere reproducir en el PC la lógica de una carpeta de clase: pueden crearse blocs, secciones y páginas para separar asignaturas, temas, ejercicios y apuntes.

La aplicación actual de OneNote para Windows puede descargarse y utilizarse gratuitamente, aunque Microsoft reserva determinadas funciones adicionales para usuarios con licencias compatibles de Office o Microsoft 365. También dispone de aplicaciones y acceso en otros dispositivos, lo que facilita continuar los apuntes fuera del PC.

Puede resultar especialmente útil en portátiles convertibles o con pantalla táctil porque admite entrada manuscrita. Para quien simplemente quiera abrir una asignatura y empezar a escribir sin diseñar un sistema complejo de organización, es una de las opciones más sencillas.

Conviene tener cuidado con tutoriales antiguos: OneNote para Windows 10 llegó al final de su soporte el 14 de octubre de 2025 y quedó en modo de solo lectura. La aplicación que Microsoft mantiene actualmente es OneNote para Windows.

Obsidian: para conectar ideas y conservar los apuntes como archivos locales

Obsidian resulta especialmente útil cuando los apuntes dejan de ser páginas aisladas y se quieren relacionar conceptos entre sí. Guarda las notas localmente en archivos Markdown y permite crear enlaces entre ellas, etiquetas y una estructura de conocimiento que puede crecer durante varios cursos.

La aplicación se ofrece gratis sin límites y sin necesidad de registrarse. Sus servicios oficiales Obsidian Sync y Publish son complementos opcionales de pago, por lo que no debe confundirse la gratuidad de la aplicación con la del servicio de sincronización oficial.

Para estudiantes de universidad, oposiciones o materias donde unos temas se relacionan continuamente con otros puede ser una herramienta potente. Su principal inconveniente es que requiere algo más de aprendizaje que OneNote. Si únicamente se necesita tomar apuntes lineales y anotar fechas, puede añadir una complejidad innecesaria.

Joplin: una alternativa abierta con más opciones de sincronización

Joplin es otra aplicación de notas gratuita y de código abierto. Puede utilizarse en Windows y otros sistemas, y permite sincronizar mediante Joplin Cloud, Nextcloud, S3, WebDAV, Dropbox, OneDrive o incluso el sistema de archivos.

La aplicación puede utilizarse gratuitamente; Joplin Cloud es un servicio opcional de pago. Si ya se utiliza OneDrive o Dropbox, pueden configurarse como destino de sincronización sin necesidad de contratar otro servicio únicamente para las notas.

Joplin puede tener sentido frente a OneNote u Obsidian si se valora el software abierto, se quiere trabajar con notas Markdown y se prefiere decidir dónde se sincronizan los datos. Si ya existe un sistema de trabajo consolidado con otra herramienta, no es necesario añadir Joplin únicamente por disponer de una aplicación más.

Organizar tareas y fechas de entrega: Microsoft To Do

No hace falta convertir la organización del curso en un proyecto en sí mismo. Para apuntar deberes, entregas, exámenes y pequeñas tareas, Microsoft To Do ofrece un sistema relativamente sencillo.

Permite crear listas, dividir una tarea en pasos, establecer fechas y recordatorios y utilizar la vista Mi día para decidir qué tareas realizar. Con una cuenta personal de Microsoft puede utilizarse gratuitamente y sincroniza las listas entre dispositivos.

También se integra con las tareas de Outlook. Esto puede resultar útil en universidad o FP si el correo del centro funciona dentro del ecosistema Microsoft, aunque las cuentas educativas dependen de las licencias habilitadas por cada institución.

No sustituye necesariamente a un calendario completo. Su función en esta selección es más concreta: evitar que una fecha de entrega quede enterrada dentro de los apuntes de una asignatura.

Estudiar y memorizar: Anki

Para vocabulario, anatomía, fórmulas, definiciones, fechas, oposiciones o cualquier contenido que requiera recordar mucha información, Anki aporta algo distinto a una simple aplicación de apuntes: utiliza repetición espaciada.

En vez de repasar todas las tarjetas con la misma frecuencia, Anki programa las revisiones en función del recuerdo de cada contenido. La idea es volver a mostrar una tarjeta cuando resulte conveniente repasarla en lugar de revisar continuamente aquello que ya se domina.

La versión para ordenador es gratuita y está disponible para Windows. La sincronización mediante AnkiWeb también es gratuita, lo que permite mantener la colección entre equipos. En Android existe AnkiDroid, desarrollado por colaboradores y gratuito; la aplicación oficial AnkiMobile para iPhone y iPad es de pago.

Este último detalle conviene tenerlo en cuenta si se pretende estudiar principalmente desde un iPhone. En PC, Anki sigue siendo una herramienta gratuita especialmente útil para contenidos basados en memorización.

Bibliografía y trabajos académicos: Zotero

En universidad, Bachillerato con trabajos de investigación, ciclos superiores o al preparar un TFG, TFM o tesis, Zotero puede simplificar considerablemente la gestión de referencias.

Es un gestor de referencias gratuito que permite guardar libros, artículos, páginas web, informes y otras fuentes, organizarlas en colecciones y generar citas y bibliografías. Sus complementos para procesadores de texto funcionan con Microsoft Word, LibreOffice y Google Docs y permiten mantener actualizadas las bibliografías cuando se añaden o modifican citas.

En la práctica, puede guardarse una fuente en Zotero, insertar después una cita desde Writer o Word y actualizar automáticamente la bibliografía. Para trabajos largos reduce el trabajo manual y el riesgo de inconsistencias en las referencias.

La sincronización de los datos bibliográficos no depende del espacio reservado para adjuntos. Para los archivos adjuntos sincronizados en Zotero Storage hay actualmente 300 MB gratuitos; si se almacenan muchos PDF, ese espacio puede quedarse corto. La cuota online no impide mantener una biblioteca local de mayor tamaño.

Si se va a escribir un trabajo con muchas fuentes, conviene configurar Zotero desde el principio y no cuando la bibliografía ya está dispersa entre decenas de documentos.

Leer, anotar y editar PDF: PDFgear

Los apuntes, artículos científicos, temarios y documentación administrativa siguen llegando constantemente en PDF. PDFgear resulta interesante porque su aplicación de escritorio para Windows permite leer, anotar, organizar páginas, convertir formatos, firmar y editar documentos, además de incorporar OCR para archivos escaneados.

Su web oficial presenta actualmente PDFgear Desktop como completamente gratuito y afirma que no dispone de una edición premium separada. Sin embargo, la propia empresa utiliza expresiones como “actualmente gratuito” o “gratis por el momento”, por lo que conviene revisar este punto cuando se actualice la guía.

Para un estudiante puede sustituir varias herramientas pequeñas: una para subrayar PDF, otra para unir archivos y otra para convertir o reorganizar páginas.

Si se trabaja habitualmente con documentos escaneados, también puede consultarse esta selección de programas de OCR para PC.

Para documentos confidenciales o trabajos académicos todavía no publicados, también conviene comprobar qué funciones se procesan localmente y cuáles recurren a servicios online o de inteligencia artificial antes de subir información sensible.

Guardar trabajos en la nube: Google Drive o OneDrive

Al igual que ocurre con las aplicaciones de notas, no es necesario tener dos servicios de nube sincronizando exactamente las mismas carpetas. Conviene elegir el que mejor encaje con el entorno de trabajo.

Google Drive: si el centro trabaja con Google Docs y Classroom

Una cuenta personal de Google incluye actualmente 15 GB de almacenamiento compartidos entre Drive, Gmail, Google Fotos y otros datos de la cuenta. Drive para ordenadores se instala en Windows y permite acceder a los archivos desde el Explorador, ya sea transmitiéndolos desde la nube o manteniendo determinadas copias locales según la configuración.

Puede ser una elección lógica si los profesores comparten documentos mediante Drive, se trabaja en grupo con Docs, Sheets o Slides o se utiliza habitualmente Gmail.

El límite de 15 GB no pertenece exclusivamente a Drive. Si Google Fotos, Gmail u otros datos ocupan gran parte de la cuenta, quedará menos espacio disponible para los trabajos.

OneDrive: si se utiliza Windows, OneNote y Microsoft 365

La cuenta gratuita de Microsoft proporciona actualmente 5 GB de almacenamiento en OneDrive y funciona en Windows, macOS, iOS y Android. Si se utiliza OneNote, Word para la web, Outlook o un centro educativo basado en Microsoft 365, puede resultar más práctico centralizar aquí los documentos.

Tanto con Drive como con OneDrive hay una idea importante: sincronizar no sustituye por completo a una copia de seguridad. Un borrado o cambio no deseado también puede propagarse. Para trabajos realmente importantes conviene mantener otra copia independiente. Esta guía sobre cómo evitar perder datos en el ordenador explica por qué es recomendable utilizar más de una ubicación.

Capturas para apuntes y trabajos: ShareX

Windows ya incorpora herramientas para hacer capturas, pero ShareX puede resultar útil si se necesitan con frecuencia.

Es gratuito, de código abierto y está desarrollado para Windows. Permite capturar una región, una ventana, una página con desplazamiento o la pantalla completa, grabar vídeo o GIF y editar posteriormente la imagen.

Para un estudiante pueden ser prácticas sus herramientas de anotación, recorte, desenfoque, pixelado y OCR. Por ejemplo, permiten capturar un gráfico durante una clase online, señalar una zona, ocultar un dato personal o extraer texto de una imagen.

ShareX dispone de muchas opciones y al principio puede resultar excesivo. Si solo se hacen capturas ocasionales, la herramienta integrada de Windows probablemente sea suficiente. Tiene más sentido para quien prepara documentación técnica, apuntes visuales o trabajos en los que utiliza capturas con frecuencia.

Comprimir y entregar archivos: 7-Zip

7-Zip es una utilidad que puede no utilizarse todos los días, pero resulta útil cuando hay que trabajar con archivos comprimidos.

Es software gratuito y de código abierto, puede crear archivos 7z, ZIP, TAR, GZIP y otros formatos y descomprime una lista más amplia, incluido RAR. También se integra con Windows para comprimir o extraer archivos desde el sistema.

En el entorno académico puede utilizarse para agrupar un proyecto con documentos, imágenes y archivos auxiliares antes de subirlo a una plataforma o abrir materiales que un profesor haya distribuido comprimidos.

No conviene comprimir archivos sin necesidad. Si una plataforma acepta directamente el PDF o DOCX que debe entregarse, es preferible enviar ese archivo. Un ZIP resulta útil cuando varios ficheros deben permanecer juntos.

Diagramas y mapas conceptuales: draw.io / diagrams.net

Para diagramas de flujo, redes, bases de datos, esquemas técnicos, organigramas o mapas conceptuales, draw.io, también conocido por su servicio diagrams.net, es una alternativa completa.

El proyecto ofrece una aplicación de escritorio oficial para Windows y continúa recibiendo actualizaciones. El código del cliente de escritorio se publica bajo licencia Apache 2.0 y también existe una versión web.

Para estudiantes de FP, informática, ingeniería o asignaturas en las que haya que representar procesos y relaciones puede resultar más apropiado que intentar construir esquemas complejos utilizando formas dentro de un procesador de textos.

Si se utiliza la aplicación de escritorio y se quieren sincronizar los diagramas, una opción sencilla consiste en guardar los archivos dentro de una carpeta que ya esté sincronizada con Drive o OneDrive.

Copias de seguridad de carpetas: FreeFileSync

Una carpeta llamada “Universidad” dentro de un portátil no es por sí sola una estrategia de copia de seguridad.

FreeFileSync compara dos carpetas y copia únicamente las diferencias necesarias. Está disponible para Windows, macOS y Linux. Su edición estándar puede utilizarse gratuitamente por particulares para uso privado; las entidades jurídicas necesitan la edición Business según las condiciones actuales del proyecto.

Para un estudiante puede resultar útil para mantener, por ejemplo, la carpeta de estudios copiada en un SSD externo o disco USB sin volver a copiar manualmente cientos de archivos cada semana.

Puede trabajar con distintos modos de sincronización. Si el objetivo es mantener una copia sencilla, conviene revisar siempre la vista previa antes de ejecutar la tarea y evitar configurar una sincronización bidireccional sin entender qué ocurrirá con los archivos modificados o eliminados.

También puede consultarse esta selección de programas para hacer copias de seguridad si se necesita un sistema más completo.

Qué instalar realmente en un portátil nuevo para estudiar

Aunque esta guía incluye catorce opciones, no es necesario instalar catorce programas el primer día. Para cubrir lo esencial con el mínimo software posible puede empezarse con estas siete piezas:

1. LibreOffice para documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
2. OneNote u Obsidian, pero no ambos al principio, para apuntes.
3. Microsoft To Do para entregas, fechas y tareas.
4. PDFgear para trabajar con PDF.
5. Google Drive u OneDrive, eligiendo uno como nube principal.
6. 7-Zip para archivos comprimidos.
7. Anki si los estudios requieren memorizar mucho; o Zotero si se realizan trabajos académicos con bibliografía de forma habitual.

ShareX, draw.io, Joplin, Zotero, Anki y FreeFileSync pueden añadirse posteriormente cuando exista una necesidad real. Esto mantiene el portátil más limpio y evita duplicar flujos de trabajo.

Cómo organizar el PC para no perder apuntes y trabajos

Las aplicaciones ayudan, pero una buena estructura de archivos puede tener más impacto que instalar otra herramienta de productividad.

Una organización sencilla podría ser:

Estudios
├── Curso
│   ├── Asignatura 1
│   │   ├── Apuntes
│   │   ├── Trabajos
│   │   └── Material
│   ├── Asignatura 2
│   └── Asignatura 3
└── Archivo cursos anteriores

Conviene mantener separados los documentos académicos de fotos, descargas y archivos personales. Los nombres deberían seguir siendo comprensibles pasado un tiempo —por ejemplo, trabajo-historia-version-03.odt— y no es recomendable depender de carpetas como Descargas para guardar algo que se necesitará dentro de varios meses.

También conviene distinguir entre sincronización y copia de seguridad. Drive o OneDrive permiten disponer del mismo archivo en varios dispositivos, pero para un TFG, un proyecto final o los apuntes de todo un curso resulta recomendable mantener además una copia periódica en una unidad externa.

Si el portátil empieza a quedarse sin almacenamiento, lo primero es comprobar qué ocupa el disco antes de instalar limpiadores indiscriminadamente. Esta guía reúne varios programas para liberar espacio en el disco duro.

Alternativas gratuitas y licencias educativas para estudiantes

Para muchas tareas académicas existen alternativas gratuitas suficientemente completas. LibreOffice puede cubrir la ofimática, PDFgear el trabajo con PDF, Zotero las referencias, Anki la memorización, ShareX las capturas y 7-Zip la compresión.

Eso no significa que un programa de pago nunca sea necesario. Algunas asignaturas pueden exigir específicamente Microsoft Office, AutoCAD, MATLAB, Adobe Creative Cloud u otra herramienta profesional. En esos casos, conviene comprobar primero si el instituto, universidad o centro de FP proporciona una licencia educativa, ya que muchas instituciones ofrecen software a sus estudiantes mediante sus propias cuentas.

Microsoft también mantiene acceso gratuito a varias aplicaciones web con cuentas personales, mientras que determinados centros educativos ofrecen licencias más amplias según los acuerdos que tengan con cada proveedor.

Siempre es recomendable obtener las aplicaciones desde sus páginas oficiales o desde los canales proporcionados por el centro educativo. De esta forma se reducen riesgos de seguridad, problemas de compatibilidad y posibles pérdidas de datos en el equipo utilizado para estudiar.

Qué programa elegir según lo que necesites

La decisión puede resumirse de esta forma:

• Para escribir trabajos: LibreOffice.
• Para tomar apuntes de forma sencilla: OneNote.
• Para crear una red de apuntes relacionados: Obsidian.
• Para notas abiertas con distintas opciones de sincronización: Joplin.
• Para no olvidar entregas: Microsoft To Do.
• Para memorizar: Anki.
• Para bibliografía y citas: Zotero.
• Para PDF: PDFgear.
• Para guardar archivos en la nube: Google Drive si se trabaja con Google; OneDrive si el entorno principal es Microsoft.
• Para capturas avanzadas: ShareX.
• Para ZIP, 7z y otros archivos comprimidos: 7-Zip.
• Para diagramas: draw.io / diagrams.net.
• Para una copia local de carpetas: FreeFileSync.

La mejor selección no es la que tenga más aplicaciones, sino la que consiga que los apuntes sean fáciles de encontrar, los trabajos estén respaldados y el software no se convierta en otra cosa que haya que gestionar.

Fuentes oficiales consultadas: LibreOffice, Microsoft OneNote, Obsidian, Joplin, Microsoft To Do, Anki, Zotero, PDFgear, Google Drive, Microsoft OneDrive, ShareX, 7-Zip, draw.io Desktop y FreeFileSync.